Una panoramica dettagliata sulla figura del Responsabile della Protezione dei Dati: scopri i compiti, quali sono i requisiti necessari e come comunicare la nomina.
Con l'entrata in vigore del GDPR (Regolamento UE 2016/679), il panorama della privacy europea ha visto l'introduzione di una figura centrale: il DPO, acronimo di Data Protection Officer.
Sebbene il concetto di "Privacy Officer" fosse già noto in ambito anglosassone, la figura del DPO è diventata una realtà normativa a partire dal 24 maggio 2016, divenendo obbligatoria dal 25 maggio 2018 in tutti gli Stati membri dell'Unione Europea.
In Italia la figura viene tradotta ufficialmente come Responsabile della Protezione dei Dati (RPD).
Si tratta di un professionista con elevate competenze giuridiche e informatiche, incaricato di vigilare sulla corretta gestione dei dati personali all'interno di organizzazioni pubbliche e private.
Secondo quanto stabilito dall'Articolo 37 del GDPR, la designazione di questa figura rappresenta un obbligo legale per autorità pubbliche, per organizzazioni che effettuano monitoraggio sistematico su larga scala e per aziende che trattano dati sensibili su larga scala.
Questa guida ti fornirà tutte le informazioni necessarie sui compiti del DPO, i requisiti per la nomina, le modalità di designazione e la comunicazione al Garante della Privacy.
Il DPO è un esperto specializzato che garantisce la conformità alla normativa privacy all'interno dell'organizzazione.
La figura unisce competenze giuridiche e informatiche, con capacità di valutazione del rischio e analisi dei processi.
Il suo ruolo principale consiste nel supervisionare la gestione del trattamento dei dati personali, per assicurare che questi vengano trattati in modo lecito e appropriato.
Il DPO opera con totale indipendenza, il titolare del trattamento non può impartire istruzioni specifiche sull'esercizio delle funzioni, né adottare misure penalizzanti per lo svolgimento dei compiti.
Il DPO riporta direttamente al vertice aziendale e deve essere coinvolto tempestivamente in tutte le questioni privacy.
L'organizzazione ha l'obbligo di supportare il DPO fornendo accesso completo alle operazioni di trattamento, e mettendo a disposizione le risorse necessarie.
Non può svolgere altri incarichi che generino conflitto di interessi. Per questo motivo, la nomina risulta incompatibile con ruoli direttivi di alto livello, come amministratori delegati o direttori generali.
L'articolo 39 del GDPR definisce i compiti del DPO, che spaziano dalla consulenza alla vigilanza.
È importante precisare che, sebbene Il DPO abbia il compito di vigilare sull’osservanza della normativa, la responsabilità legale ricade esclusivamente sul Titolare del trattamento o sul Responsabile del trattamento.
L'articolo 37 del GDPR identifica 3 situazioni specifiche in cui la nomina del DPO è obbligatoria.
La prima categoria riguarda le autorità pubbliche e gli organismi pubblici, con esclusione delle autorità giurisdizionali nell'esercizio delle loro funzioni.
Rientrano in questa categoria:
La seconda ipotesi si applica quando le attività principali dell'organizzazione consistono nel trattamento di dati non vengono solo ‘’conservati’’, ma sono osservati, analizzati o tracciati nel tempo, richiedendo così il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala.
Questo criterio comprende:
La terza casistica riguarda il trattamento su larga scala di categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 9 o di dati relativi a condanne penali.
Ospedali, laboratori di analisi, centri di riabilitazione e società assicurative rientrano spesso in questa categoria.
La nomina del Data Protection Officer è disciplinata dall’articolo 37 del GDRP, che sancisce la responsabilità della nomina direttamente sul titolare del trattamento o sul responsabile del trattamento.
La nomina riguarda diversi tipi di organizzazioni: associazioni ed enti pubblici, ospedali e università, società di servizi e aziende private. Anche le società private che svolgono funzioni pubbliche sono tenute ugualmente alla nomina.
Il comma 2 dell’articolo introduce una possibilità molto importante per semplificare la gestione burocratica delle grandi organizzazioni.
Il testo prevede la possibilità di nominare un unico DPO per gruppi di imprese come multinazionali o holding con diverse filiali.
Questa soluzione consente di avere una visione completa e centralizzata del sistema privacy garantendo coerenza nelle procedure e riducendo i costi complessivi di gestione.
L'organizzazione può scegliere tra due opzioni:
Ciascuna modalità presenta vantaggi specifici che dovrai valutare in base alle esigenze della tua organizzazione.
Dopo aver nominato il DPO, devi comunicare i suoi dati di contatto al Garante della Privacy entro le modalità previste dall'articolo Articolo 37, paragrafo 7 del GDPR.
La comunicazione garantisce all'autorità di controllo di contattare direttamente il responsabile della protezione dei dati. Il DPO rappresenta infatti il punto di contatto ufficiale tra la tua organizzazione e il Garante.
La procedura avviene esclusivamente online tramite il portale del Garante della Privacy.
L'accesso richiede SPID, Carta d'Identità Elettronica, eIDAS o firma digitale.
Il Garante fornisce un fac-simile PDF e istruzioni operative, ma questi documenti servono solo per la preparazione e non sostituiscono la comunicazione online.
Il sistema prevede quattro sezioni da completare:
Completato l'iter telematico, il sistema genera un documento che deve essere oggetto di firma digitale entro il termine di 48 ore.
Il riscontro dell'avvenuta acquisizione della nomina viene fornito entro i giorni successivi.
ll GDPR stabilisce criteri precisi per la nomina del DPO, richiedendo che la figura possieda adeguate qualità professionali e una conoscenza specialistica della normativa in materia di protezione dei dati.
In particolare, le competenze richieste al DPO spaziano in diversi ambiti:
Ad oggi non esiste un albo professionale per esercitare la professione. Quella del DPO, come dichiarato del Garante, costituisce una professione non regolamentata.
In questo contesto, la partecipazione a master e corsi professionali rappresenta uno strumento utile per consentire al Titolare del trattamento di valutare se il candidato possieda effettivamente le conoscenze adeguate al ruolo.
Sotto il profilo normativo, la professione fa riferimento alla Legge 14 gennaio 2013, n. 4, che disciplina le professioni non organizzate in ordini o collegi. Questa legge prevede la possibilità di certificare le competenze professionali secondo lo standard EN-ISO/IEC 17065/2021.
Sebbene le certificazioni non siano obbligatorie per legge per ricoprire l’incarico, costituiscono un parametro oggettivo di qualità, attestando che il professionista è stato valutato da un ente terzo accreditato in conformità agli Standard internazionali.
La nomina del DPO protegge la tua organizzazione dalle sanzioni e garantisce la conformità al GDPR.
Con un responsabile della protezione dei dati qualificato, tuteli la sicurezza dei dati di clienti e dipendenti e assicuri alla tua attività la consulenza specialistica necessaria per rispettare tutti gli obblighi Privacy.
La scelta del DPO giusto - interno o esterno - determina l'efficacia della tua strategia privacy aziendale. Investire in un professionista esperto significa investire nella fiducia degli interessati e nella protezione della tua organizzazione.
Se devi nominare un DPO per la tua attività, affidati a professionisti esperti per avere assistenza specialistica su tutti gli aspetti della normativa Privacy.
Verifica subito se la tua attività è soggetta agli obblighi privacy, quali sono i provvedimenti da adottare e qual è il Piano Privacy giusto per te.
Ti garantiamo la nostra assistenza specialistica per tutti gli aspetti relativi al nostro servizio e agli adempimenti Privacy.
Uno dei nostri esperti è a tua disposizione e ti risponderà gratuitamente.