Il registro per il trattamento dati è il documento che tiene traccia dei dati acquisiti, a disposizione delle autorità di controllo.
Deve contenere diversi elementi:
nome e dati del titolare del trattamento e, se nominati, quelli del responsabile del trattamento e del DPO;
finalità del trattamento;
descrizione delle categorie di Data Subject e dei dati personali;
laddove necessario, il trasferimento dei dati personali verso un paese terzo;
dove possibile, i termini di cancellazione dei dati;
dove possibili, l’elenco delle misure di sicurezza adottate per la protezione dei dati.
Il GDPR (art. 30) ha stabilito che il registro non è obbligatorio per le “imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento che esse effettuano possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, il trattamento non sia occasionale o includa il trattamento di categorie particolari di dati di cui all’articolo 9, paragrafo 1, o i dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10”.
Pur in assenza di obbligo, il Garante per la Privacy consiglia fortemente la tenuta del registro da parte di tutte le aziende che trattano dati personali, anche con numero di dipendenti inferiore a 250.
La tenuta del registro rientra tra le responsabilità del titolare e del responsabile del trattamento dati, se designato. Il Registro deve essere conservato in forma scritta, in formato cartaceo o elettronico.
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