L'uso di intelligenze artificiali non approvate dall'IT espone le aziende a data breach e sanzioni amministrative. Un'analisi su cos'è la Shadow AI, l'impatto sulla privacy e le strategie per costruire una governance efficace, trasformando un rischio d'impresa in innovazione protetta.
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Ogni giorno il tuo personale utilizza software di intelligenza artificiale di cui l'ufficio IT e il DPO non conoscono l'esistenza.
Il fenomeno della Shadow AI coinvolge ormai quasi la totalità della forza lavoro, e, secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, 8 lavoratori italiani su 10 immettono regolarmente informazioni confidenziali o dati personali all'interno di modelli di linguaggio esterni, senza alcuna autorizzazione preventiva.
In assenza di policy chiare e monitoraggio sugli shadow AI tools, le aziende rischiano sanzioni amministrative rilevanti e perdite di controllo sui dati.
Identificare la shadow ai, mitigarne le vulnerabilità e stabilire un quadro normativo interno, sono i primi passi per trasformare un rischio d'impresa in una leva di innovazione protetta.
La shadow AI è l'uso non autorizzato di strumenti, modelli o applicazioni di intelligenza artificiale da parte dei dipendenti, senza l'approvazione formale del dipartimento IT o del management.
Tecnologie come ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, chatbot, estensioni del browser o modelli di machine learning, entrano nei flussi di lavoro quotidiani senza alcun controllo.
La diffusione di strumenti di intelligenza artificiale generativa utilizzati al di fuori dei processi aziendali di approvazione è in forte crescita, e rende necessario un aggiornamento dei presidi di sicurezza, privacy e compliance.
I dipendenti si rivolgono a questi strumenti per migliorare la produttività, spesso ignari dei rischi che stanno introducendo nell'organizzazione.
Sebbene entrambi i fenomeni derivino dall’utilizzo non autorizzato di strumenti digitali da parte degli utenti, Shadow AI e Shadow IT presentano profili di rischio in parte diversi e in parte sovrapposti.
In sintesi, lo Shadow IT espone l’organizzazione a una perdita di controllo sugli strumenti, sugli ambienti e sui flussi informativi.
La Shadow AI aggiunge a questi rischi quelli connessi all’elaborazione automatizzata dei contenuti, alla possibile riutilizzazione degli input e degli output, alla riservatezza delle informazioni e all’affidabilità dei risultati generati.
I due fenomeni non sono alternativi: l’uso non autorizzato di un servizio AI può costituire contemporaneamente Shadow IT e Shadow AI.
La diffusione della Shadow AI è spesso collegata alla ricerca di maggiore efficienza e alla disponibilità immediata di strumenti come ChatGPT, Claude e simili, capaci di automatizzare attività ripetitive, sintetizzare testi, tradurre documenti e generare bozze.
Quando gli strumenti aziendali non coprono adeguatamente i casi d’uso più frequenti, oppure le procedure di approvazione sono percepite come eccessivamente complesse o lente, alcuni lavoratori possono ricorrere autonomamente a servizi AI accessibili tramite account personali o applicazioni non censite.
L’utilizzo di questi strumenti non implica necessariamente un intento di violare le regole interne.
Può tuttavia determinare trattamenti non previamente valutati e rendere più difficile per l’organizzazione controllare quali dati siano stati trasmessi, a quale fornitore, per quali finalità, per quanto tempo, e con quali modalità di conservazione o riutilizzo.
Questa dinamica ha generato l’espressione “Bring Your Own AI”, che indica, in senso organizzativo, l’utilizzo di strumenti o account AI scelti autonomamente dall’utente e non integrati nel perimetro delle soluzioni aziendali approvate.
L’inserimento di dati aziendali in strumenti AI non previamente valutati può ridurre significativamente la capacità dell’organizzazione di controllare la trasmissione, la conservazione, l’accesso, il riutilizzo e la cancellazione delle informazioni.
Il rischio deve essere valutato in relazione alla natura dei dati, alle impostazioni del servizio, alle condizioni contrattuali del provider, ai subfornitori coinvolti e ai luoghi in cui avviene il trattamento.
I principali profili di rischio sono i seguenti.
Una violazione di dati derivante dall'uso improprio dell'AI può erodere anni di fiducia costruita con partner e clienti.
Nei settori altamente regolamentati, la divulgazione di un incidente legato a strumenti ombra comporta danni reputazionali gravissimi: dalla perdita di clienti strategici al calo del valore di mercato.
Inoltre, i dati esposti tramite questi canali forniscono ai cybercriminali informazioni interne preziose per orchestrare campagne di spear-phishing o attacchi di social engineering altamente mirati.
Un divieto generalizzato dell’intelligenza artificiale può risultare inefficace se non è accompagnato da strumenti autorizzati, formazione e procedure rapide di valutazione.
L’organizzazione dovrebbe distinguere:
La governance deve basarsi su visibilità, proporzionalità, responsabilizzazione e controllo continuo.
La gestione della Shadow AI richiede un approccio multidisciplinare, basato su responsabilità chiaramente attribuite e su controlli proporzionati al rischio, evitando divieti generalizzati.
La governance della Shadow AI è pertanto una responsabilità condivisa, nella quale ciascuna funzione opera secondo il proprio ruolo e le proprie competenze.
La definizione delle policy deve essere supportata da controlli tecnologici in grado di fornire visibilità sugli utilizzi dell’IA e di applicare, quando necessario, misure preventive o correttive.
La Shadow AI è un fenomeno difficilmente eliminabile nelle organizzazioni che fanno ampio ricorso agli strumenti di IA.
Un framework di governance chiaro, integrato da adeguati controlli tecnologici e dalla collaborazione tra IT, Security, Legal, Compliance e business, consente di gestire tale fenomeno secondo un approccio proporzionato al rischio e coerente con gli obblighi normativi applicabili.
Verifica subito se la tua attività è soggetta agli obblighi privacy, quali sono i provvedimenti da adottare e qual è il Piano Privacy giusto per te.
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