Videosorveglianza sul lavoro: quando è possibile installare telecamere, quando serve l’autorizzazione e cosa prevede il GDPR.
Installare telecamere in azienda, quando nell'area ripresa lavorano dei dipendenti, non è mai una scelta libera.
In questi casi, oltre alle regole previste dal GDPR, si applicano specifiche disposizioni a tutela dei lavoratori, che impediscono di utilizzare la videosorveglianza come strumento di controllo arbitrario dell'attività lavorativa.
L’inosservanza di queste norme, a volte sottovalutate, non comporta soltanto una sanzione amministrativa pecuniaria.
La violazione può configurare un reato penale, con pesanti conseguenze anche sul piano del rapporto di lavoro e della validità delle sanzioni disciplinari.
In questo articolo vediamo cosa deve fare un datore di lavoro, pubblico o privato, prima di installare telecamere in un luogo dove operano dipendenti, e cosa rischia se non rispetta la procedura.
Il punto di riferimento principale è l'Articolo 4 della Legge n. 300/1970 - Statuto dei Lavoratori - così come riformato dal Jobs Act nel 2015 e 2016.
La norma stabilisce che gli impianti audiovisivi, e gli altri strumenti da cui derivi anche solo la possibilità di controllare a distanza l'attività dei lavoratori, possono essere usati esclusivamente per le seguenti finalità.
Questa disciplina è espressamente richiamata dall'Articolo 114 del Codice Privacy ed è riconosciuta dallo stesso GDPR, che all'Articolo 88 consente agli Stati membri di prevedere norme specifiche a tutela dei lavoratori.
Per questo motivo, quando la videosorveglianza può coinvolgere i dipendenti, non è sufficiente rispettare il GDPR, ma occorre osservare anche le regole previste dallo Statuto dei Lavoratori.
Il punto centrale, ribadito con costanza dal Garante Privacy, è che il rispetto di queste garanzie non è un adempimento accessorio.
Rappresenta una vera e propria condizione di liceità del trattamento dei dati personali - Articoli 5 e 6 del GDPR. Senza accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato, il trattamento delle immagini dei lavoratori è illecito a prescindere da qualsiasi altra cautela adottata.
Per far scattare tutti gli obblighi previsti dall’Articolo 4 dello Statuto, non serve che il datore di lavoro intenda deliberatamente controllare i dipendenti.
È sufficiente che l'impianto dia la possibilità di farlo, anche solo indirettamente o in via potenziale.
Questo principio viene applicato in modo estensivo dalla giurisprudenza. La tutela riguarda non solo uffici e reparti produttivi, ma anche le aree esterne o perimetrali dell'azienda quando i lavoratori vi transitano, anche solo per accedere o uscire dal luogo di lavoro. Il fatto che il passaggio sia occasionale, discontinuo o di breve durata non esclude l'applicazione dell'Articolo 4. Diverso è il caso in cui il lavoratore venga ripreso in modo del tutto fortuito e accidentale, circostanza che deve essere valutata caso per caso.
Un esempio pratico può aiutare a comprendere dove sia il limite.
Restano invece fuori dall'ambito di applicazione dell'Articolo 4 gli strumenti utilizzati dal lavoratore per svolgere la prestazione lavorativa - come il PC o il tablet aziendale - e i sistemi di registrazione degli accessi e delle presenze, come i lettori di badge.
Per poter installare ed accendere legalmente un impianto di videosorveglianza nei luoghi di lavoro, la legge impone di seguire un iter autorizzativo formale e preventivo.
Non si tratta di una scelta discrezionale del datore di lavoro: occorre ottenere prima un'intesa con le rappresentanze dei lavoratori o, in alternativa, un provvedimento amministrativo da parte degli organi di vigilanza.
Vediamo quali sono le strade percorribili, i documenti necessari e le tempistiche da rispettare.
L'installazione di impianti che consentano il controllo a distanza dei lavoratori richiede in modo inderogabile l'attivazione di una di queste 2 procedure alternative.
Non basta una comunicazione informale ai dipendenti o la semplice affissione di un cartello. Senza una di queste due procedure, l'impianto è illegittimo.
La richiesta di autorizzazione all'Ispettorato del Lavoro va presentata allegando una documentazione tecnica dettagliata.
Bisogna includere la planimetria dei locali con l'esatta posizione e l'angolo di ripresa di ciascuna telecamera, le finalità specifiche dell'installazione, i tempi di conservazione delle immagini, e le misure di sicurezza adottate.
I tempi di istruttoria si attestano mediamente tra 30 e 60 giorni, periodo che va programmato prima di procedere al montaggio fisico dell'impianto.
Su questo punto sia i giudici sia il Garante Privacy applicano una linea molto rigida. L'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato devono essere ottenuti prima di installare e attivare l'impianto.
Un'autorizzazione arrivata successivamente, ad esempio dopo un controllo delle autorità, non sana retroattivamente il periodo in cui le telecamere hanno funzionato senza titolo.
Regolarizzarsi in corso d'opera non elimina l'illiceità del trattamento già effettuato.
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Questo è uno degli aspetti più fraintesi dai datori di lavoro. La giurisprudenza di Cassazione è netta: il consenso prestato dai singoli lavoratori, espresso in qualsiasi forma - orale o scritta - e in qualsiasi momento, non ha alcun valore legale per rendere lecita l'installazione.
Le ragioni sono due:
Per questo motivo, la firma di una liberatoria da parte del dipendente non protegge l'azienda, e non ha alcun effetto liberatorio per il datore di lavoro.
Come già anticipato, la normativa consente l’utilizzo delle telecamere in azienda solo quando l’installazione è giustificata da specifiche esigenze legate all’attività aziendale e alla tutela dei lavoratori.
Il controllo a distanza sull'attività dei lavoratori deve rimanere un fatto puramente incidentale e indiretto, ovvero un effetto secondario rispetto al perseguimento di questi obiettivi legittimi.
Permane il divieto assoluto di installare telecamere con la finalità primaria di monitorare direttamente la produttività o il comportamento dei dipendenti, divieto che non può essere derogato nemmeno con un accordo sindacale.
Una disciplina particolare riguarda i controlli difensivi, vale a dire le telecamere - anche nascoste - installate per accertare condotte illecite gravi come furti, ammanchi di cassa o danneggiamenti.
La giurisprudenza ammette in casi eccezionali l'utilizzo di telecamere occulte o altri strumenti non preventivamente comunicati ai lavoratori solo quando sussistano precisi e fondati sospetti nei confronti di determinati soggetti, per la tutela del patrimonio aziendale e senza trasformare il controllo in un monitoraggio sistematico dell'attività lavorativa ordinaria.
Tuttavia, al di fuori dei casi eccezionali di controllo difensivo, anche le telecamere installate per esigenze ordinarie di tutela del patrimonio aziendale richiedono il rispetto della procedura prevista, con accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro.
La possibilità di utilizzare le registrazioni dipende interamente da come è stato installato l'impianto.
Se le telecamere sono state attivate nel rispetto delle garanzie previste, come sopra descritte, e fornendo un'adeguata informativa al personale, i filmati raccolti sono pienamente utilizzabili: per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, compresi i procedimenti disciplinari e il licenziamento.
Se invece l'impianto è stato installato senza rispettare le procedure autorizzative, le immagini costituiscono una prova illecita. Il loro impiego rende invalida la sanzione disciplinare applicata al dipendente.
Diversamente, nel procedimento penale valgono regole differenti rispetto all'ambito disciplinare e lavoristico. Le immagini possono essere valutate dall'autorità giudiziaria quando risultano rilevanti per accertare un reato, sia commesso dal lavoratore sia eventualmente dal datore di lavoro. La loro utilizzabilità deve quindi essere valutata in relazione al singolo caso concreto e alle modalità con cui sono state raccolte.
Oltre al classico cartello di avvertimento posto all'ingresso della zona videosorvegliata, il datore di lavoro deve fornire a ciascun dipendente un'informativa specifica sul trattamento dei dati personali - Articoli 12 e 13 del GDPR.
L'obbligo sussiste anche quando l'azienda ritiene che i lavoratori vengano ripresi solo casualmente.
A questo si aggiunge l'obbligo di effettuare una Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati - DPIA - specifica per il contesto lavorativo, separata da eventuali altre valutazioni d'impatto svolte per finalità generali.
La DPIA deve essere redatta direttamente dal Titolare del trattamento, deve avere data certa e deve analizzare i rischi legati alla vulnerabilità dei lavoratori sul posto di lavoro.
Il Responsabile della Protezione dei Dati deve rendere un parere, ma non può firmarla o redigerla personalmente al posto del titolare per evitare un conflitto d'interessi.
Gli adempimenti prescritti dal GDPR sono i seguenti.
L'installazione o l'utilizzo di telecamere senza rispettare le garanzie previste dall'Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori può comportare conseguenze su tre diversi livelli: penale, amministrativo e lavoristico.
La violazione dell'Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori è sanzionata penalmente dall'Articolo 171 del Codice Privacy - che rinvia all'Articolo 38 della Legge 300/1970.
Il rischio penale può sorgere già con l'installazione di un impianto non autorizzato, anche prima dell'effettivo utilizzo o della registrazione delle immagini.
Alla responsabilità penale possono aggiungersi sanzioni amministrative per la violazione degli obblighi previsti dal GDPR, ad esempio in materia di informativa, sicurezza e gestione dei dati raccolti attraverso le telecamere.
Un impianto irregolare rende inutilizzabili le immagini ai fini del licenziamento o di altre sanzioni disciplinari.
In sede di impugnazione, il Giudice del Lavoro annullerà la sanzione o il licenziamento, disponendo la reintegra del lavoratore o il risarcimento del danno, con ulteriori perdite economiche per l'impresa.
Per approfondire sanzioni amministrative e penali, importi, responsabilità e casi concreti, consulta il nostro articolo dedicato alle sanzioni per la videosorveglianza.
Le regole per la videosorveglianza sui lavoratori si aggiungono, e non sostituiscono, gli obblighi generali del GDPR validi per qualunque impianto di videosorveglianza, come informativa, DPIA, misure di sicurezza, accordi con i fornitori installatori.
Regole simili si applicano anche ad altri strumenti di controllo a distanza, come il monitoraggio GPS di auto e furgoni aziendali.
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